OFICIO- MEMORANDUM

EL OFICIO


El oficio es "una comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del Estado y por extensión la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas".



Dentro de la amplitud que ofrece la exposición de las ideas, puede contener los más variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a que las comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita.



Los elementos del OFICIO son:



1) MEMBRETE: nombre de la institución que gira al oficio.



2) CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificación para registro y archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes:



a) ASUNTO: Síntesis de las principales ideas contenidas en el texto.



b) MESA : La oficina que envía el oficio



c) NUMERO: El número que se le designa al documento.



3.- DESTINATARIO. La persona o dependencia a quién nos dijimos, con sus datos de ubicación y puesto que desempeña.



4.- INTRODUCCIÓN



5.- TEXTO o DESARROLLO



6.- DESPEDIDA



7.- LUGAR Y FECHA



8.- LEMA: Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas y entrecomillado), por ejemplo. “PIENSA Y TRABAJA” “SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIÓN”



9.- ANTEFIRMA: es la anotación del nombre y cargo o categoría del firmante (se escribe con mayúsculas).



10.- FIRMA o RUBRICA: Es la palabra o letra manuscrita que nos identifica.



11.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos como C.C.P. (copia carbón para), esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias que se envían y a quien.



12.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD





EL MEMORÁNDUM:



El Memorándum es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de carácter oficial.



Memorándum significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan indicaciones por escrito, por lo cual es de carácter netamente interno de la empresa u oficina que lo envía.



La extensión del memorandum es de media carta (hay que recordar que es un recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razón del propósito a que se destina.



La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan papel impreso, exclusivo para esta comunicación con el membrete y la palabra memorándum.



MEMORÁNDUM.



2) Los elementos del MEMORÁNDUM son:



1.- MEMBRETE. (Datos de la empresa o únicamente el nombre de memorándum)



2.- CUADRO CLASIFICADOR, asunto, fecha, mesa, etc. (datos de archivo) en la parte superior del lado derecho



3.- REMITENTE



4.- DESTINATARIO



5.- VOCATIVO o INTRODUCCIÓN



6.- TEXTO.



7.- DESPEDIDA.



8.- LUGAR Y FECHA



9.- FIRMA O RUBRICA



10.- ANTEFIRMA.



11.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD



12.- REFERENCIAS FINALES



13.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD





Estructura física de un MEMORÁNDUM.





SISTEMAS BANCOMER DE MÉXICO S.A.



MEMORANDUM



De: Jefe de personal ASUNTO Suspensión



Para: J. Benito Sánchez p. FECHA 5/07/04



Jefe del Dpto. de cheques



Por este conducto se le informa que el señor Enrique Cuesta Alvarado ha sido suspendido de sus labores a partir del presente y hasta el día 15 de Julio del 2004, esto en virtud de haber cometido faltas administrativas.



Agradeceremos a usted tomar las medidas necesarias para tal efecto, se despide de usted.



A T E N T A M E N T E



Guadalajara Jalisco, 5 de Julio del 2004



JESÚS ESPINOZA IGLESIAS



JEFE DE PERSONAL



C. c. P. Archivo



JEI/lea



















4) EJERCICIOS DE APLICACIÓN Y REPASO:



Formule, un memorándum, con el siguiente asunto, completando los datos faltantes.



1.- El Jefe del Departamento Administrativo solicita al Jefe de la sección de Compras que adquiera el material de escritorio para uso de la oficina, durante el mes próximo.